В личном деле пф исчезли официальные ответные письма на запросы. требуются как доказательства. как быть? пояснение ниже.

В 2011 пф (пенсионный фонд) мне не одобрил погашение средствами мат. капитала сделки купли-продажи 1/2 доли в 1 ком. кв. - было официальное письмо пф с отказом.
в 2018 г возникла ситуация, когда подлинник письма был "утерян" сотрудниками администрации города при рассмотрении заявления для принятия решения о постановке на учет на получение жилья вне очереди старшего сына-инвалида 2 гр. (имеющего право на получение доп. площади по болезни, входящей в перечень заболеваний, имеется доказательная справка с лу). по случайности или нет сотрудники городской администрации "утеряли" письмо и попросили предоставить заверенную копию с архива пф. но при личном обращении сотрудник пф заявила мне, что письма такого нет в моем личном деле. мало того, от меня никакого заявления на распоряжение мат. капиталом не поступало (так мне заявили). сотрудница пф зачитала все обращения и заявления, которые к ним от меня поступали - часть официальных писем исчезла (у меня же они все есть, кроме отказа в распоряжении средствами мат. капитала). возможно ли такое? и как поступить в данной ситуации? без данного письма у меня нет определенных доказательств. возможно, ли так, что администрация города воспользовалась своим положением и изъяла все доказательные письма с моего личного дела, находящиеся в пф?